Vielleicht kennen Sie diesen Ablauf: Es ist mal wieder Zeit, das Archiv zu sichten. Kartons werden geöffnet, Ordner durchforstet, Listen geprüft. Welche Unterlagen dürfen vernichtet werden und was muss noch bleiben?
Zwischen Ablage U und Z tauchen sie immer wieder auf: alte bAV-Unterlagen. Verträge, Zusagen, Änderungen. Und für jedes Dokument stellt sich dieselbe Frage: "Brauche ich das noch?“
baV ist nicht nur ein Benefit. Es ist ein (Versorgungs-)Versprechen.
Warum müssen bAV-Unterlagen überhaupt aufbewahrt werden?
Die betriebliche Altersversorgung ist ein Schnittpunkt vieler Rechtsgebiete: Arbeitsrecht, Steuerrecht, Handelsrecht, Versicherungsrecht, Sozialversicherung. Jedes bringt eigene Aufbewahrungspflichten mit, und zusammen ergeben sie ein System, das ohne saubere Dokumentation kaum zu beherrschen ist.
Für die Praxis heißt das: Nur mit vollständigen, gut auffindbaren Unterlagen lässt sich nachweisen, was zugesagt wurde – und dass alles regelkonform lief. „Ungefähr“ genügt hier nicht. Es braucht Klarheit.
Welche Unterlagen sind wirklich relevant?
Im Kern alles, was eine Zusage begründet, verändert oder dokumentiert. Dazu zählen unter anderem:
Entgeltumwandlungsvereinbarungen
Arbeitsrechtliche Zusagen wie Betriebsvereinbarungen, Versorgungsordnungen, Einzelzusagen oder Leistungspläne
Verpfändungsvereinbarungen
Gesellschafterbeschlüsse
Gruppenverträge
Versicherungsunterlagen, wie Anträge, Versicherungsscheine, Standmitteilungen, AVB
Kurz gesagt: Alles, was in Zusammenhang mit der Zusage steht, ist von Relevanz.
Wie lange müssen die Unterlagen aufbewahrt werden?
Hier beginnt der eigentliche Dschungel. Unterschiedliche Rechtsbereiche setzen unterschiedliche Fristen:
Steuerrecht (AO): 10 Jahre
Lohnsteuer (EStG/LStDV): 6 Jahre
Handelsrecht (HGB): 10 Jahre für Buchungsbelege, sonst 6 Jahre
Sozialversicherung (SGB IV): bis zu 5 Jahre
Arbeitsrecht (BetrAVG): 6 Jahre für PSVaG-relevante Unterlagen
Der wichtigste Punkt für HR liegt jedoch außerhalb dieser Fristen: Der Anspruch auf Leistungen aus der betrieblichen Altersversorgung verjährt erst nach 30 Jahren. Dies gilt für den Versorgungsanspruch als solchen (auch genannt Rentenstammrecht). Diese Verjährungsfrist beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.
Reicht digital – oder braucht es das Original?
Die gute Nachricht: Elektronische Archivierung ist möglich. Entscheidend ist, dass:
die digitale Abbildung dem Original inhaltlich und optisch entspricht
die Daten jederzeit verfügbar und lesbar sind
die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung eingehalten werden
Trotzdem behalten manche Unternehmen zentrale Dokumente zusätzlich in Papierform. Nicht aus Nostalgie, sondern wegen der höheren Beweiskraft im Streitfall.
Und was sagt der Datenschutz?
bAV-Unterlagen enthalten oft sensible Daten. Die DSGVO verlangt deshalb grundsätzlich, Informationen zu löschen, sobald sie nicht mehr benötigt werden.
Eine wichtige Ausnahme: Wenn gesetzliche Pflichten eine längere Aufbewahrung vorschreiben oder die Unterlagen zur Durchsetzung oder Abwehr rechtlicher Ansprüche nötig sind. Genau hier kommt die 30-jährige Verjährungsfrist ins Spiel. In vielen Fällen ist es absolut datenschutzkonform, die Löschfrist an diese Verjährung anzupassen. HR muss also nicht aus Datenschutzgründen auf wichtige Beweisdokumente verzichten.
Was passiert, wenn Aufbewahrungspflichten verletzt werden?
Die Konsequenzen reichen von steuerlichen Schätzungen – die selten zu Ihren Gunsten ausfallen – bis zu Ordnungswidrigkeiten und im Einzelfall sogar strafrechtlichen Themen.
